Software a medida o estándar: cómo decidir sin equivocarse

Empezad por el estándar. En serio

Si un programa que ya existe cubre el ochenta por ciento de lo vuestro, cogedlo. Cuesta una fracción, alguien más lo está usando y encontrando los fallos por vosotros, y las actualizaciones no las pagáis.

Nosotros vendemos software a medida y aun así esto es lo primero que decimos en una reunión. Preferimos deciros que no nos necesitáis a venderos un proyecto que no hacía falta, porque un proyecto que no hacía falta acaba abandonado y con mala sangre.

Las tres preguntas que cambian la respuesta

El a medida empieza a tener sentido cuando la respuesta a alguna de estas tres es un sí claro.

• 01¿Vuestro proceso es distinto porque es vuestra ventaja, o simplemente porque siempre se ha hecho así? Si un distribuidor tiene un sistema propio de referencias cruzadas que le hace ganar pedidos, eso se protege. Si la diferencia es una costumbre heredada, adaptarse al estándar sale más barato.
• 02¿Estáis pagando el trabajo manual de la diferencia? Si alguien dedica dos horas al día a teclear en el programa lo que ya está en otro sitio, ese coste ya lo estáis pagando todos los meses. Solo que no aparece en ninguna factura.
• 03¿Lo que os falta es un programa entero o una pieza? Muchas veces no hace falta cambiar nada: hace falta que lo que ya tenéis hable con el catálogo del proveedor. Eso es una integración, no una migración.

Los sectores donde el estándar falla más

En automoción hay negocios donde el software de taller al uso simplemente no llega, y no por falta de calidad: es que están pensados para otra cosa.

• 01Distribución y recambio: catálogo, equivalencias, referencias cruzadas y reparto. Un programa de taller no cubre nada de eso.
• 02Chapa y pintura: peritaciones, baremos de compañía y tiempos de carrocería tienen su propia lógica.
• 03Flotas y transporte: lo que decide es el mantenimiento planificado y el coste por kilómetro, no la orden de reparación.
• 04Transporte refrigerado: el equipo de frío tiene su propio ciclo de revisiones y su propia normativa, y va aparte del vehículo.

El coste que nadie cuenta

Al comparar precios se compara la licencia contra el presupuesto de desarrollo, y esa comparación está mal hecha por los dos lados.

El estándar tiene un coste oculto: el trabajo manual de lo que no cubre, multiplicado por todos los meses que lo uséis. El a medida tiene otro: el mantenimiento. Un programa hecho a medida sin nadie que lo mantenga es una bomba de relojería — funciona perfectamente hasta que cambia una ley, un proveedor o un navegador.

Si alguien os presupuesta un desarrollo a medida sin incluir el mantenimiento, no os está haciendo un precio mejor: os está aplazando una factura.

Una forma sensata de arrancar

Sea cual sea la decisión, el primer trabajo debería ser corto, acotado y con precio cerrado antes de empezar. Sirve para dos cosas: vosotros comprobáis cómo trabaja quien lo va a hacer antes de comprometer un proyecto grande, y quien lo hace descubre el proceso real, que casi nunca es el que se cuenta en la primera reunión.