Conectar vuestro programa con el catálogo del proveedor

El síntoma es siempre el mismo

Alguien abre el catálogo del proveedor en el navegador, busca la referencia, la copia, se cambia al programa de gestión y la pega. Cuarenta veces al día. Y en cada salto hay una posibilidad de equivocarse de dígito.

El coste real no es el tiempo, aunque también. Es el error: una referencia mal tecleada llega al taller como la pieza que no es, y para entonces ya se ha perdido el hueco de boxes y la mañana del cliente.

Qué se puede conectar de verdad

Depende por completo de qué ofrezca el proveedor, y aquí conviene ser realista. Por orden de lo más cómodo a lo más artesanal:

• 01Proveedor con una conexión propia y documentada. Es el caso ideal: se pide acceso, se conecta y funciona. Muchos de los grandes del recambio la tienen.
• 02Proveedor con un fichero periódico. Manda un listado con las referencias, los precios y el stock cada cierto tiempo. Se procesa solo y se vuelca. Es la mitad de bueno y funciona perfectamente.
• 03Proveedor sin nada de lo anterior. Aquí la conversación tiene que ser honesta: se puede leer su web de forma automatizada, pero es frágil y se rompe el día que ellos cambian una pantalla. Se puede hacer, con la expectativa correcta.

La primera pregunta de un proyecto de integración no es técnica, es comercial: hay que llamar al proveedor y preguntarle qué ofrece. Muchas veces tienen conexión disponible y nadie se la ha pedido.

Lo que se rompe, y hay que decirlo antes

Una integración no es un puente que se construye y se olvida. Es una relación entre dos sistemas que no controláis del todo, y eso tiene consecuencias.

• 01El proveedor cambia el formato sin avisar. Pasa. Por eso una integración necesita vigilancia: algo que detecte que hoy han entrado cero referencias cuando ayer entraron cuatro mil, y avise.
• 02Los precios y el stock son una foto, no un directo. Hay que decidir cada cuánto se refresca, y quién manda cuando no coinciden.
• 03Las equivalencias entre su codificación y la vuestra nunca son perfectas. Siempre queda un resto que hay que resolver a mano, y conviene saberlo desde el principio.

Lo que hay que preguntar antes de firmar nada

• 01¿Qué pasa el día que el proveedor cambia algo? Si la respuesta no incluye avisos automáticos, la integración se romperá en silencio.
• 02¿Quién manda cuando el precio del catálogo no coincide con el vuestro? Es una decisión de negocio y hay que tomarla antes, no en producción.
• 03¿De quién es el código? Debería ser vuestro, para que podáis llevaros el proyecto a otro sitio si hace falta.
• 04¿Cuánto cuesta mantenerlo al año? Si no hay una cifra, es que no está pensado.

Por qué esto lo entendemos rápido

Porque compramos recambio todos los días. IBAÑEZ CLIMA trabaja con catálogos de proveedores de climatización, refrigeración y escape, y hemos vivido las tres situaciones de la lista de arriba, incluida la de leer una web ajena y que se rompiera. Cuando nos contáis vuestro caso no hay que explicarnos qué es una referencia cruzada.