Cuándo un Excel deja de servir en un taller

El Excel no es el problema. Lo que ha pasado a ser, sí

Una hoja de cálculo es una herramienta excelente para calcular. El problema aparece cuando deja de calcular y pasa a ser otra cosa: el registro de lo que se ha prometido a los clientes, el histórico de garantías, el control de horas o el inventario. Ahí ya no es una hoja de cálculo, es un programa de gestión. Solo que uno sin permisos, sin historial de cambios y sin nadie que lo mantenga.

Esa transformación no ocurre un día concreto. Ocurre pestaña a pestaña, durante años, y por eso cuesta tanto verla desde dentro.

Las seis señales

Cualquiera de estas, por sí sola, no significa gran cosa. Tres o más juntas significan que el Excel ya está sosteniendo algo que no debería.

• 01Hay una persona, y solo una, que sabe por qué esa celda no se puede tocar. Si esa persona está de baja o se va, el proceso se para.
• 02Alguien ha sobrescrito la fila de otro y no hay forma de saber qué había antes. No es que sea difícil: es que no existe la información.
• 03Tenéis dos versiones del mismo fichero circulando y nadie sabe cuál manda.
• 04El total de ayer no cuadra con el de hoy y nadie sabe explicar por qué.
• 05Para consultar un dato de hace tres meses hay que abrir el fichero del mes correspondiente, o directamente ya no está.
• 06Lo importante de verdad no está en el Excel: está en la cabeza de alguien, y el Excel solo lo acompaña.

La última es la más peligrosa y la que menos se detecta, porque mientras esa persona esté, todo va bien.

Lo que hay que mirar antes de cambiar nada

El error más caro que hemos visto es sustituir el Excel por un programa que hace lo mismo pero con botones. Se paga una licencia, se pierden tres meses migrando y el proceso sigue igual de frágil, solo que ahora además hay una cuota.

Antes de mirar programas, conviene responder tres cosas, y responderlas con el fichero delante:

• 01Qué decisión se toma con esos datos. No qué datos hay: qué se decide con ellos. Si no se decide nada, quizá no hace falta ningún programa.
• 02Quién los mete y cuándo. Si el dato entra tarde o entra mal, el problema no lo arregla ningún software.
• 03Qué pasa si el dato es incorrecto. Si la respuesta es «nada grave», bajad la prioridad. Si es «facturamos mal» o «se nos pasa una garantía», ahí es donde hay que empezar.

A medida no significa empezar de cero

Cuando se decide dar el paso, la reacción habitual es asumir que hay que tirarlo todo y empezar de nuevo. No es así, y además suele ser la peor forma de hacerlo.

Los datos que ya tenéis en el Excel son el activo. Años de historial, referencias, clientes y precios acordados. Eso se migra, no se vuelve a teclear. Y lo que se construye encima puede empezar siendo pequeño: una sola pantalla que resuelva el proceso que más duele, funcionando en semanas, y crecer desde ahí.

Un proyecto que tarda ocho meses en entregar la primera pantalla es un proyecto que ya ha fallado, aunque todavía no lo sepa nadie.

Cómo lo sabemos

Porque nos pasó. IBAÑEZ CLIMA llevaba —y en algunas cosas todavía lleva— procesos críticos en hojas de cálculo, y hemos vivido las seis señales de la lista. FIXA, nuestro programa de gestión de talleres, nació exactamente de ahí: de buscar algo que encajara con cómo trabajamos de verdad y no encontrarlo.